Política de Tratamiento de Datos Personales

En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015), la Ley 1098 de 2006 (Código de la Infancia y la Adolescencia) y demás normas concordantes, el Colegio Moderno La Florida adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, que regula la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transferencia, transmisión y supresión de los datos personales de estudiantes, padres de familia, acudientes, representantes legales, empleados, proveedores y demás personas vinculadas con la institución.

1. Identificación del responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es el Colegio Moderno La Florida, identificado con NIT 40.026.388, con domicilio en la Calle 1 número 11-35, Barrio La Florida, en el municipio de Tunja, departamento de Boyacá.

1. Correo electrónico para el ejercicio de derechos: administrador@comoflo.edu.co
2. Página web: www.comoflo.edu.co

2. Marco legal

Esta política se fundamenta en las siguientes normas:

1. Constitución Política de 1991, artículos 15 y 20.
2. Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
3. Decreto 1377 de 2013, que reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, compilado en el Decreto 1074 de 2015.
4. Ley 1098 de 2006, Código de la Infancia y la Adolescencia, en lo relativo a la protección reforzada de los datos de niños, niñas y adolescentes.

3. Definiciones

Para los efectos de esta política se adoptan las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 de 2013:

1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular para informarle sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
3. Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
4. Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. La imagen de una persona (fotografía, video o material audiovisual) es un dato personal.
5. Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud, biométricos y otros señalados en la ley.
6. Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
7. Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos. Para esta política, el Colegio Moderno La Florida.
8. Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
9. Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento y que puede estar dentro o fuera del país.
10. Transmisión: tratamiento que implica comunicar datos personales, dentro o fuera de Colombia, para que un encargado los trate por cuenta del responsable.
11. Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

4. Principios

El Colegio aplica los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. En particular, el tratamiento solo se realiza con el consentimiento previo, expreso e informado del titular o de su representante legal, y para las finalidades informadas en esta política.

5. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes

La mayoría de los estudiantes del Colegio son menores de edad. En atención a sus derechos prevalentes, el tratamiento de sus datos observa las siguientes reglas:

1. La autorización para el tratamiento de datos de un menor la otorga su padre, madre, acudiente o representante legal.
2. Antes de recabar la autorización, se procura escuchar al menor y valorar su opinión de acuerdo con su madurez, autonomía y capacidad, respetando en todo momento su interés superior.
3. La respuesta a las preguntas sobre datos sensibles del menor es facultativa. El Colegio informa este carácter facultativo al momento de solicitar la información.
4. El tratamiento se limita a finalidades acordes con la protección del interés superior del menor y con la prestación del servicio educativo.

6. Finalidades del tratamiento y bases de datos

El Colegio trata los datos personales de los distintos grupos de la comunidad educativa según las finalidades descritas en la siguiente tabla. Las finalidades son enunciativas y no taxativas:

Base de datos	Finalidad del tratamiento
Estudiantes	Gestionar la admisión, la matrícula y la prestación del servicio educativo; registrar y administrar información académica, de convivencia y de bienestar; atender la salud y el cuidado del estudiante; expedir certificados; gestionar la participación en actividades institucionales, culturales, deportivas y académicas; y cumplir requerimientos de autoridades educativas y judiciales.
Padres de familia y acudientes	Gestionar la matrícula y la relación acudiente-estudiante; mantener comunicación sobre el desempeño del estudiante y las actividades institucionales; administrar la facturación, los pagos y la gestión de cartera; y conservar autorizaciones y documentación relevante.
Empleados	Gestionar la vinculación laboral, la nómina, la seguridad social y las novedades de personal; administrar la seguridad y salud en el trabajo; y conservar hojas de vida y soportes documentales.
Prospectos e interesados	Atender las solicitudes de información de familias interesadas; contactarlas sobre el proceso de admisión; agendar y confirmar la visita al Colegio; y enviarles comunicaciones institucionales relacionadas con la admisión, incluidas secuencias de correo programadas de las que el titular puede retirarse en cualquier momento. Esta finalidad comprende el interés de la familia en la admisión en el ciclo escolar en que se registró y en ciclos escolares posteriores.
Aspirantes	Gestionar el proceso de admisión, evaluar la información académica, personal y familiar del aspirante, y hacer seguimiento a las solicitudes de ingreso.
Proveedores y contratistas	Gestionar la relación comercial y contractual, realizar pagos, verificar referencias y cumplir obligaciones legales y de control.
Egresados	Conservar la información académica exigida por la ley y mantener el vínculo institucional con los egresados.
Visitantes	Controlar el acceso a las instalaciones y mantener el registro de ingreso y salida por razones de seguridad.
Videovigilancia	Vigilar las instalaciones, prevenir y gestionar incidentes de seguridad y de convivencia, y atender requerimientos de autoridades competentes.

7. Tratamiento de la imagen del estudiante

La captura, uso y publicación de fotografías, videos y material audiovisual de los estudiantes constituye tratamiento de datos personales y se rige por las reglas siguientes:

1. Uso institucional y pedagógico: durante la vida escolar el Colegio registra imágenes de actividades, eventos, muestras culturales, encuentros deportivos y académicos, y las publica en sus canales propios (página web, redes sociales institucionales y comunicaciones a la comunidad) con fines informativos y pedagógicos, así como en videos de cierre de año compartidos con las familias.
2. Uso publicitario y comercial: el uso de la imagen del estudiante en pauta pagada o piezas de mercadeo dirigidas a la captación de nuevos estudiantes requiere autorización específica, separada y facultativa del acudiente. La negativa a otorgar esta autorización no afecta la participación del estudiante en ninguna actividad ni la prestación del servicio educativo.
3. El acudiente puede en cualquier momento solicitar el retiro de una imagen publicada en los canales del Colegio, conforme al derecho de supresión.

8. Tratamiento de datos sensibles

El Colegio recolecta datos sensibles únicamente cuando son necesarios para el cuidado del estudiante o para la prestación del servicio, en especial datos de salud. El tratamiento de datos sensibles es facultativo y requiere autorización explícita del titular o de su representante legal, conforme a los artículos 5 y 6 de la Ley 1581 de 2012.

Datos biométricos: el Colegio no recolecta actualmente datos biométricos. En caso de implementar a futuro sistemas de identificación o control de acceso por huella dactilar o reconocimiento facial, dicho tratamiento se realizará previa autorización específica y facultativa del titular o su representante legal, con las medidas de protección reforzada que corresponden a los datos sensibles. La negativa a suministrar datos biométricos no podrá generar desventaja ni discriminación para el titular.

9. Videovigilancia

El Colegio cuenta con cámaras de videovigilancia cuya finalidad es garantizar la seguridad de las instalaciones, de los estudiantes, del personal y de la comunidad, prevenir y gestionar incidentes de seguridad y de convivencia, y atender requerimientos de autoridades competentes. Las grabaciones se conservan por un término máximo de noventa (90) días, salvo que una imagen sea soporte de una reclamación, queja o proceso judicial, caso en el cual se conserva hasta su resolución. El tratamiento se realiza conforme a la Guía para la Protección de Datos Personales en Sistemas de Videovigilancia expedida por la Superintendencia de Industria y Comercio.

10. Transferencia y transmisión internacional de datos

El Colegio se apoya en proveedores tecnológicos cuyos servidores pueden estar ubicados fuera de Colombia. Las publicaciones en canales digitales (página web, redes sociales institucionales y campañas) se alojan y procesan en plataformas de Google y Meta. La gestión administrativa y académica se realiza sobre servicios de Microsoft 365, que incluyen el correo institucional, el almacenamiento documental y los flujos de trabajo internos. En consecuencia, el tratamiento puede implicar transferencia o transmisión internacional de datos, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, para lo cual el Colegio recaba la autorización expresa del titular o de su representante legal. Cuando la transmisión se realice a un encargado que trate los datos por cuenta del Colegio, se suscribirá el respectivo contrato de transmisión de datos.

11. Derechos de los titulares

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular o su representante legal tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
3. Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
5. Revocar la autorización y solicitar la supresión de los datos cuando no se respeten los principios y garantías legales.
6. Acceder de forma gratuita a sus datos objeto de tratamiento.

Los derechos de los niños, niñas y adolescentes se ejercen por las personas facultadas para representarlos.

12. Procedimiento para consultas y reclamos

El titular o su representante legal puede ejercer sus derechos a través del correo administrador@comoflo.edu.co, indicando su identificación, la descripción de los hechos y la solicitud concreta.

1. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogable por cinco (5) días hábiles cuando no sea posible atenderlas en el primer plazo.
2. Los reclamos se atienden en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogable por ocho (8) días hábiles, informando previamente al interesado los motivos de la demora.
3. El titular solo podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Colegio.

13. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner esta política a disposición del titular en el momento de la recolección, el Colegio le informará mediante un aviso de privacidad sobre la existencia de esta política, las finalidades del tratamiento y la forma de acceder a ella. Esta política permanece publicada de forma permanente y gratuita en la página web del Colegio y disponible en físico en la institución.

14. Seguridad de la información

El Colegio adopta las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales frente a adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, y garantiza la reserva de la información aun después de terminado el vínculo con el titular. El personal con acceso a datos personales está sujeto al deber de confidencialidad.

15. Cookies y sitio web

La página web del Colegio puede utilizar cookies para analizar el tráfico del sitio y mejorar la experiencia de navegación, con fines estadísticos. El usuario puede aceptar o rechazar las cookies desde la configuración de su navegador. La página puede contener enlaces a sitios de terceros, sobre cuyo tratamiento de datos el Colegio no tiene control ni responsabilidad.

16. Conservación de los datos

Los datos se conservan mientras subsista la finalidad del tratamiento o la obligación legal o contractual de conservarlos. A título orientativo:

1. Estudiantes y egresados: durante la vinculación y posteriormente por el término que la ley exige para la conservación de la información académica.
2. Empleados: durante la relación laboral y posteriormente conforme a las obligaciones legales aplicables.
3. Prospectos e interesados: hasta cinco (5) años contados desde la última interacción de la familia con el Colegio. Se entiende por interacción la apertura o respuesta a una comunicación, el contacto por cualquier canal o el agendamiento de una visita. Cada nueva interacción reinicia el conteo. Transcurrido el plazo sin interacción, el registro se suprime, sin perjuicio del derecho del titular a solicitar su supresión en cualquier momento.
4. Aspirantes: durante el proceso de admisión y por el término razonable para su seguimiento posterior.
5. Videovigilancia: noventa (90) días, conforme al numeral 9.

Cumplida la finalidad y extinguidas las obligaciones aplicables, se procede a la supresión o al archivo seguro de los datos.

17. Vigencia y modificaciones

Esta política rige a partir de su publicación en la página web del Colegio. El Colegio se reserva el derecho de modificarla; cualquier cambio sustancial se comunicará a través de la página web u otro medio idóneo.

Última actualización: julio de 2026